Projekt-Review als Ausweg für kritische Initiativen
"Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne."
So könnte man die Euphorie zum Start neuer Projekte beschreiben – bis die Realität Sponsoren und Projektteams einholt. Meist wird nicht ausreichend gegengesteuert oder zu lange gewartet.
In der Zwischenzeit machen sich Verzögerungen, Budgetüberschreitungen, Qualitätsprobleme, Frustration im Projektteam, sinkende Mitarbeiterzufriedenheit sowie eine schlechte Kommunikation bemerkbar. Die Gründe können unterschiedlichen Ursprung haben. Einerseits kann die Organisation durch die Vielzahl parallel laufender Projekte überlastet sein. Häufig geraten Projekte aus den Fugen: Scope Creep, d.h. die schleichende Erweiterung des Projektumfangs ohne Anpassung der Zeit- und Ressourcenplanung, fehlendes Commitment und mangelnde Lösungsorientierung stehen auf der Tagesordnung
Wie kann ich Ihnen helfen?
Je nach Ausgangslage stehe ich Ihnen als erfahrene Projektmanagerin beratend zur Seite. Durch einen strukturierten Review-Prozess identifizieren wir die Herausforderungen in Ihrem kritischen Projekt – bzw. bei Bedarf in Ihrem aktuellen Projektportfolio. Hierbei dienen „Die sechs Grundpfeiler des Projektmanagements“ als Analysedimensionen. Im Groben beinhaltet ein Review folgende Schritte:
1. Zieldefinition und Initiierung
Zunächst werden die Rahmenbedingungen, das Vorgehen, die Analysedimensionen sowie einzubindenden Experten definiert. Je nach Umfang (z.B. Komplexität des Projektes, Anzahl der zu betrachtenden Projekte) können hier verschiedene Ansätze zum Tragen kommen.
2. Ist-Aufnahme
Anschließend erfolgt eine strukturierte Ist-Aufnahme der aktuellen Projektsituation. Hierzu zählen sowohl Review vorliegender Dokumente (z.B. Projektplan, Statusberichte, Rollenbeschreibungen, Handbücher) als auch die Durchführung von Experteninterviews und bei Bedarf Online-Umfragen.
3. Analyse und Maßnahmen
Die gesammelten Erkenntnisse werden anschließend mit ausgewählten Experten geteilt und diskutiert. Hierbei sind eine gesunde Feedbackkultur, Vertrauen und Mut zu Veränderung zentrale Erfolgsfaktoren. Durch meine neutrale und externe Sicht helfe ich Ihnen, die passenden Handlungsmaßnahmen abzuleiten.
4. Umsetzung
Abgeleitete Maßnahmen können auf ihre Umsetzbarkeit überprüft, ggf. in kleinen Teams pilotiert und bei Bedarf erneut angepasst werden. Je nach Art und Umfang der festgelegten Maßnahmen kann und sollte die Umsetzung in kleineren Schritten erfolgen. Die Realisierung von Quick Wins oder s.g. „Low Hanging Fruits“ kann als Maßstab bei der Priorisierung herangezogen werden.
Ihr Review
Braucht eines Ihrer Projekte einen strukturierten Review-Prozess? Sind Sie bereit, den Status quo kritisch zu hinterfragen und neue Wege einzuschlagen? Möchten Sie das Vertrauen Ihrer Projektmitglieder wiedergewinnen und mutig nach vorne schauen? Dann freue ich mich auf Ihre Anfrage und den weiteren Austausch.